Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
Gremium: Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
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Tagesordnung
- I.Öffentliche Sitzung
- 1.Eröffnung der Sitzung
- 2.Genehmigung der Niederschrift der letzten öffentlichen Sitzung vom 31.03.2025
- 3.Mündliche Berichte
- 3.1Aktueller Sachstandsbericht von Chief Digital Officer (CDO) Jennifer Klinge
- 4.Beschlüsse
- 4.1Beschaffung einer medizinischen Spracherkennungs- und Diktiersoftware im GesundheitsamtZur Vorlage · BV-139/25 · Beschlussvorlage
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✦ KI-Zusammenfassung
Die Verwaltung der Stadt Hamm soll die Beschaffung einer medizinischen Spracherkennungs- und Diktiersoftware für das Gesundheitsamt durchführen. Der entsprechende Beschlussvorschlag (BV-139/25) sieht vor, dass die Umsetzung vorbehaltlich der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation sowie der gesicherten Finanzierung erfolgt.
Die Software soll medizinische Fachbegriffe erkennen und Sprachaufzeichnungen automatisch in digital bearbeitbare Texte umwandeln. Ziel ist es, die Dokumentationsprozesse im Gesundheitsamt zu modernisieren und die Effizienz administrativer Abläufe zu steigern. Durch die Möglichkeit, Texte bereits während der Untersuchung oder des Patientengesprächs zu erstellen, soll die Erstellung von Dokumenten beschleunigt werden. Zudem soll die Software in die elektronische Aktenführung integriert werden, um eine standardisierte Textverarbeitung und eine zentrale Ablage von Informationen zu ermöglichen. Dies soll die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen unterstützen und den Zugriff auf Fallinformationen erleichtern.
Die geschätzten Kosten für die Anschaffung belaufen sich auf 95.000 Euro brutto. Die Finanzierung erfolgt vollständig über Fördermittel aus dem „Pakt des Öffentlichen Gesundheitsdienstes für den Bereich Digitalisierung“, sodass kein Eigenanteil der Stadt Hamm erforderlich ist. Die Nutzungsdauer der Software wird auf fünf Jahre geschätzt, was zu jährlichen Abschreibungen in Höhe von 19.000 Euro führt.
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Beratungsfolge
- 03.07.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 4.2Beschaffung und Einführung einer Software für das Work- und Projektmanagement für die kollaborative Zusammenarbeit bei der Stadt HammZur Vorlage · BV-140/25 · Beschlussvorlage
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✦ KI-Zusammenfassung
Der Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung der Stadt Hamm soll über die Beschaffung und Einführung einer Software für das Work- und Projektmanagement entscheiden. Die Vorlage BV-140/25 sieht vor, eine Plattform für die kollaborative Zusammenarbeit zu etablieren, um die Kommunikation zwischen internen und externen Akteuren zu bündeln. Eine interne Arbeitsgemeinschaft hat hierfür bereits Anforderungen definiert und Produkte über einen Zeitraum von sechs Monaten getestet.
Die Einführung soll die Transparenz bei der Aufgabenverteilung erhöhen, die Projektsteuerung verbessern und die Effizienz von Verwaltungsprozessen steigern. Da derzeit keine einheitliche zentrale Software für diesen Zweck eingesetzt wird, ist ein schrittweiser Rollout geplant. In einer ersten Phase sollen die bestehenden Projektmanagementbedarfe gedeckt werden, um auf Basis dieser Erfahrungen weitere Anwendungsbereiche zu identifizieren.
Die finanziellen Auswirkungen für das Jahr 2026 belaufen sich auf 100.000 Euro brutto zur Beschaffung der Lizenzanzahl. Ab dem Jahr 2027 können die jährlichen Aufwendungen bei einer Ausweitung des Einsatzbereichs auf maximal 300.000 Euro brutto ansteigen. Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt der Empfehlung durch den Ausschuss für Digitalisierung und Innovation sowie der gesicherten Finanzierung.
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- 03.07.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 4.3Beschaffung eines Zutritts– und Kassensystems für die Wertstoffhöfe in Hamm.Zur Vorlage · BV-158/25 · Beschlussvorlage
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✦ KI-Zusammenfassung
Die Verwaltung der Stadt Hamm plant die Beschaffung eines digitalen Zutritts- und Kassensystems für die städtischen Wertstoffhöfe. Mit der Beschlussvorlage BV-158/25 soll der derzeit noch manuelle Prozess der Abfallanlieferung und -abrechnung modernisiert werden. Das Vorhaben sieht vor, die Erfassung der Abfallfraktionen sowie den Bezahlvorgang zu digitalisieren, um Rückstaus an den Einfahrten zu vermeiden und die Arbeitsabläufe für das Personal zu verändern.
Das geplante System basiert auf einer automatisierten Kennzeichenerfassung der Fahrzeuge. Die Mitarbeitenden werden die anlieferten Abfallfraktionen per Tablet erfassen, wobei das Kennzeichen als digitales Ticket dient. Der Bezahlvorgang findet bei der Ausfahrt an zwei Kassenautomaten statt. Ein Automat wird sowohl Bar- als auch Kartenzahlungen ermöglichen, während der zweite ausschließlich für Kartenzahlungen vorgesehen ist. Eine Installation von Schranken ist zunächst nicht geplant. Die Umsetzung soll am Entsorgungszentrum Am Lausbach beginnen und später auch am zukünftigen Wertstoffhof Ökonomierat-Peitzmeier-Platz erfolgen.
Die einmaligen Kosten für Software und Hardware werden auf etwa 100.000 Euro netto geschätzt, bei jährlichen Betriebskosten von rund 10.000 Euro netto. Die Finanzierung soll über die anfallenden Gebühren erfolgen. Ziel des Projekts ist eine effizientere und transparentere Abwicklung der Anlieferungen sowie eine Entlastung des Personals durch den Wegfall des direkten Bargeldumgangs.
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- 03.07.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 01.07.2025 · Ausschuss für Klima-, Umwelt- und Naturschutz
- 4.4Beschaffung einer AbfallwirtschaftssoftwareZur Vorlage · BV-159/25 · Beschlussvorlage
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✦ KI-Zusammenfassung
Die Verwaltung der Stadt Hamm soll die Beschaffung einer neuen Abfallwirtschaftssoftware durchführen. Der vorliegende Beschlussvorschlag (BV-159/25) sieht vor, dass die Beauftragung unter dem Vorbehalt der Empfehlungen aus den Ausschüssen für Digitalisierung und Innovation sowie für Klima-, Umwelt- und Naturschutz erfolgt und eine gesicherte Finanzierung vorausgesetzt wird.
Die bisher genutzte Software „DSPE“ erfüllt nach Angaben des Amtes für Organisationsentwicklung, IT und Digitalisierung die aktuellen technischen Anforderungen nicht mehr ausreichend. Ziel der Neuanschaffung ist es, die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse beim Abfallwirtschaft Hamm (ASH) voranzutreiben und die Kundenbetreuung zu modernisieren. Die neue Lösung soll Funktionen wie die Behälterverwaltung, die Tourenplanung für Regel- und Sperrmüllabfuhr auf Basis georeferenzierter Karten sowie die mobile Einsatzunterstützung in den Sammelfahrzeugen umfassen. Zudem sind Schnittstellen zum Steueramt zur Gebührenveranlagung und zum SAP-Buchungssystem vorgesehen.
Die einmaligen Basiskosten für die Beschaffung belaufen sich auf rund 28.405 Euro netto, während die jährlichen Betriebskosten bei etwa 17.600 Euro netto liegen. Die Kosten sind im Wirtschaftsplan des ASH berücksichtigt und werden auf die Gebührenzahler umgelegt. Durch die Einführung der Software soll die Effizienz im operativen Geschäft gesteigert werden, unter anderem durch eine optimierte Tourenplanung zur Reduzierung von Leerfahrten und Kraftstoffverbrauch.
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- 03.07.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 01.07.2025 · Ausschuss für Klima-, Umwelt- und Naturschutz
- 4.5Ausstattung des Amtes für Bezirksangelegenheiten mit einem neuen Fachverfahren für KFZ-Angelegenheiten in Folge der Kündigung des bisherigen KFZ-Verfahrens IKOL-KFZ zum 31.12.2027Zur Vorlage · BV-166/25 · Beschlussvorlage
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✦ KI-Zusammenfassung
Der Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung soll die Ausstattung des Amtes für Bezirksangelegenheiten mit einem neuen Fachverfahren für KFZ-Angelegenheiten beschließen. Grund hierfür ist die Kündigung des bisherigen Systems IKOL-KFZ durch den Hersteller zum 31. Dezember 2027. Die Verwaltung wird beauftragt, das notwendige Vergabeverfahren einzuleiten und die erforderlichen Verträge abzuschließen, unter dem Vorbehalt einer gesicherten Finanzierung sowie der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation.
Als mögliche Nachfolgelösungen werden die Fachverfahren OK.VERKEHR und VOIS.KFZ in Betracht gezogen. Die Stadt Hamm koordiniert derzeit mit der Stadt Münster und dem Anbieter citeq eine gemeinsame Ablösestrategie, um Synergien im kommunalen Netzwerk zu nutzen. Beide Verfahren erfüllen die fachlichen Anforderungen, unterscheiden sich jedoch in ihrer technischen Umsetzung.
Die finanziellen Auswirkungen für das Jahr 2026 werden auf etwa 110.000 Euro geschätzt, wovon rund 50.000 Euro auf einmalige Einführungskosten entfallen. Die laufenden Betriebskosten werden ab 2026 circa 60.000 Euro betragen. Zum Vergleich: Die Kosten für das aktuelle Verfahren beliefen sich im Jahr 2024 auf etwa 63.761 Euro zuzüglich Aufwendungen für die Anbindung an das Kraftfahrt-Bundesamt.
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- 03.07.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 4.6Beschaffung einer „Fachanwendung Justiziariat“ und Abweichung von den städtischen VergaberichtlinienZur Vorlage · BV-185/25 · Beschlussvorlage
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Die Verwaltung der Stadt Hamm soll die Beschaffung der Fachanwendung „Legisway Advanced“ für das Justiziariat durchführen. Damit ist eine Abweichung von den städtischen Vergaberichtlinien gemäß § 12 Abs. 3 i.V.m. § 8 Abs. 4 Nr. 10 UVgO beabsichtigt. Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation sowie der gesicherten Finanzierung.
Ziel der Maßnahme ist die Digitalisierung des Rechtsamtes, um bestehende Prozesse zu optimieren. Bisher arbeitet das Justiziariat mit einer Kombination aus Papierakten und Standardanwendungen wie Word, Excel und Outlook, was manuelle Arbeitsschritte bei der Datenübertragung und Aktenführung erfordert. Die geplante Cloud-Lösung soll eine zentrale, durchsuchbare Datenverwaltung ermöglichen, das Fristenmanagement automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Fachämtern verbessern. Zudem sollen Sicherheitsstandards sowie die Einhaltung der Datenschutzvorgaben durch integrierte Schutzmechanismen gestärkt werden. Ein weiterer Aspekt der Umstellung ist die Steigerung der Nachhaltigkeit durch die Reduzierung des Papierverbrauchs.
Die finanziellen Auswirkungen umfassen einmalige Kosten in Höhe von 17.791 Euro brutto sowie laufende jährliche Kosten von 21.230 Euro brutto.
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- 03.07.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 4.7Ausbau des digitalen Prozessregisters und Prozessmanagements im Gesundheitsamt unter Einbeziehung von Analysen sowie Genehmigung einer Abweichung von den VergaberichtlinienZur Vorlage · BV-191/25 · Beschlussvorlage
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Die Verwaltung der Stadt Hamm beabsichtigt, das digitale Prozessregister sowie das Prozessmanagement im Gesundheitsamt weiter auszubauen. Ziel des Vorhabens ist die Erweiterung der Visualisierung und Analyse von Prozessen, um insbesondere Medienbrüche zu identifizieren. Dieses Projekt erfolgt im Rahmen des Bundesprogramms „Pakt für den ÖGD“, welcher Mittel für die Digitalisierung der öffentlichen Gesundheitsdienste bereitstellt.
Für die Umsetzung wird eine Abweichung von den städtischen Vergaberichtlinien beantragt. Die Verwaltung soll die entsprechende Dienstleistung im Wege einer Verhandlungsvergabe durch Angebotsaufforderung an das Unternehmen PICTURE GmbH beauftragen können. Als Begründung wird angeführt, dass die Stadt bereits die Prozessplattform dieses Anbieters stadtweit nutzt und technische Anpassungen sowie Konfigurationen der Datenbank ausschließlich durch den Anbieter und Betreiber durchgeführt werden können. Ein Wechsel des Dienstleisters würde laut Vorlage erhebliche Einarbeitungszeiten sowie aufwändige Migrationsprozesse der vorhandenen Prozessdaten nach sich ziehen.
Die Kosten für diesen Ausbau belaufen sich auf 119.000 Euro inklusive Umsatzsteuer. Die Finanzierung erfolgt vollständig über die Fördermittel des ÖGD-IT Paktes, sodass kein Eigenanteil der Stadt Hamm erforderlich ist. Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation sowie der gesicherten Finanzierung.
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- 5.Verschiedenes