Beschaffung einer „Fachanwendung Justiziariat“ und Abweichung von den städtischen Vergaberichtlinien

Die Verwaltung der Stadt Hamm soll die Beschaffung der Fachanwendung „Legisway Advanced“ für das Justiziariat durchführen. Damit ist eine Abweichung von den städtischen Vergaberichtlinien gemäß § 12 Abs. 3 i.V.m. § 8 Abs. 4 Nr. 10 UVgO beabsichtigt. Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation sowie der gesicherten Finanzierung.

Ziel der Maßnahme ist die Digitalisierung des Rechtsamtes, um bestehende Prozesse zu optimieren. Bisher arbeitet das Justiziariat mit einer Kombination aus Papierakten und Standardanwendungen wie Word, Excel und Outlook, was manuelle Arbeitsschritte bei der Datenübertragung und Aktenführung erfordert. Die geplante Cloud-Lösung soll eine zentrale, durchsuchbare Datenverwaltung ermöglichen, das Fristenmanagement automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Fachämtern verbessern. Zudem sollen Sicherheitsstandards sowie die Einhaltung der Datenschutzvorgaben durch integrierte Schutzmechanismen gestärkt werden. Ein weiterer Aspekt der Umstellung ist die Steigerung der Nachhaltigkeit durch die Reduzierung des Papierverbrauchs.

Die finanziellen Auswirkungen umfassen einmalige Kosten in Höhe von 17.791 Euro brutto sowie laufende jährliche Kosten von 21.230 Euro brutto.