Beschaffung einer „Fachanwendung Justiziariat“ und Abweichung von den städtischen Vergaberichtlinien

Die Beschlussvorlage BV-185/25 sieht die Beschaffung der Fachanwendung „Legisway Advanced“ für das Justiziariat der Stadt Hamm vor. Ziel der Maßnahme ist die Digitalisierung der Rechtsabteilung, um Arbeitsabläufe zu optimieren, das Fristenmanagement zu verbessern und die Datensicherheit durch eine Cloud-Lösung zu erhöhen. Die Software soll zudem die Nachhaltigkeit durch eine Reduktion von Papier und Infrastruktur fördern.

Die Verwaltung schlägt vor, von den städtischen Vergaberichtlinien abzuweichen und die Software im Wege eines Direktauftrags bzw. einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb zu beschaffen. Als Begründung wird das Alleinstellungsmerkmal der Software als einzige originäre, sichere und ISO-zertifizierte Cloud-Lösung auf dem Markt angeführt. Eine Markterkundung, die auf dem Digitalisierungsaustausch der Justiziariate der kreisfreien Großstädte NRW sowie Internetrecherchen basiert, bestätigte die Einzigartigkeit dieser Lösung. Die Anforderungen konzentrieren sich auf Cloud-Vorteile wie Ausfallsicherheit und mobilen Zugriff, während Kanzleisoftware mit Buchhaltungsmodulen ausgeschlossen wird.

Die finanziellen Auswirkungen umfassen einmalige Kosten in Höhe von 14.950 Euro netto sowie jährliche laufende Kosten von 17.840 Euro netto. Die Mittel sind im Haushalt für das Jahr 2025 sowie für die Folgejahre als Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen vorgesehen. Der Beschlussvorschlag sieht die Beauftragung der Verwaltung vor, vorbehaltlich der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation und der gesicherten Finanzierung. Die Beratung findet am 3. Juli 2025 im Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung sowie im Ausschuss für Digitalisierung und Innovation statt.