Umstellung des Rechnungswesens auf S/4 HANA - Beraterausschreibung und Sachstand

Die Stadtverwaltung Hamm plant gemeinsam mit den Töchtern KJC AöR und ASH die Umstellung des Rechnungswesens auf das System S/4 HANA. Da der technische Support der aktuellen SAP-Version zum 1. Januar 2028 endet, muss die Planung für das neue System bis zum 1. März 2027 vorliegen. Das Vorhaben wird als Gemeinschaftsprojekt mit der Stadt Münster durchgeführt, wobei die Kosten für gemeinsame Leistungen im Verhältnis 40 zu 60 zwischen Hamm und Münster aufgeteilt werden.

Die vorliegende Beschlussvorlage des Amtes für Finanzen und Controlling sieht die Vergabe externer Beratungsleistungen an die best practice consulting AG vor, wobei der Beratungsbeginn für Januar 2025 vorgesehen ist. Zudem soll die Beschaffung zusätzlicher Tools über die citeq zur Umsetzung der SAP-Lizenzkonvertierung erfolgen. Für die Projektbegleitung durch die citeq sind personelle Kapazitäten zwischen 7,4 und 8,5 Vollzeitäquivalenten kalkuliert.

Die vorläufige Projektkalkulation für den Zeitraum von 2025 bis 2028 beläuft sich auf prognostizierte Gesamtkosten von 3.403.753 Euro. Die jährlichen Aufwendungen bewegen sich dabei in einer Spanne zwischen 707.210 Euro und 973.958 Euro. Die Kosten für die Kernverwaltung sind bereits im Haushalt veranschlagt, eine entsprechende Fortschreibung erfolgt zum Haushalt 2026. Die Kosten für weitere Tools zur Migration oder Berechtigungssteuerung befinden sich derzeit noch in der Erarbeitung. Der Personalrat wurde über das Vorhaben informiert.