Umstellung des Rechnungswesens auf S/4 HANA - Grundsatzbeschluss

Die Stadt Hamm plant die Umstellung ihres Rechnungswesens sowie das des ASH und des KJC AöR auf das System SAP S/4 HANA. Hintergrund der Vorlage 1296/23_VL ist das Ende der Wartung der aktuellen Version ECC 6.0 zum Jahresende 2027. Das Vorhaben ist als Gemeinschaftsprojekt mit der Stadt Münster konzipiert, wobei die Kosten für Beratung, Lizenzen und IT-Dienstleistungen anteilig von der Stadt Hamm (ca. 40 %) und der Stadt Münster (ca. 60 %) getragen werden. In das Projekt werden zudem die citeq sowie ein externes Beratungsunternehmen eingebunden.

Der Projektstart ist nach Vergabe der Beratungsleistungen für das Jahr 2024 vorgesehen. Als Zieltermine sind die Verfügbarkeit der Haushaltsplanung ab dem 1. März 2027 sowie der produktive Start der Bewirtschaftung zum 1. Januar 2028 festgesetzt. Der Beschluss umfasst die Beauftragung der Verwaltung, die Vorbereitung der Umstellung sowie den Abschluss notwendiger Vereinbarungen mit der Stadt Münster. Die finanziellen Auswirkungen der Beratungsleistung werden nach der Ausschreibung im Rahmen eines Objektbeschlusses dargestellt; entsprechende Mittel sind eingeplant.

Das Projekt betrifft etwa 915 Anwender. Begleitend zur Umstellung werden Vorarbeiten wie die DSGVO-konforme Archivierung und Stammdatenbereinigung durch das Amt für Finanzen und Controlling sowie die Stadtkasse durchgeführt. Weitere Projekte, darunter der e-Rechnungsworkflow und technische Anpassungen zur Grundsteuerreform, werden ebenfalls umgesetzt. Der Personaleinsatz erfordert eine Anpassung der Kapazitäten in den beteiligten Ämtern. Das Rechnungsprüfungsamt wird beratend in das Projekt einbezogen.