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Tagesordnung

• I.
  Öffentliche Sitzung
• A.
  Mündliche Berichte
• 1.
  Dr. Dominik Rudolph berichtet über die Neuorganisation seines Amtes für Organisation und Informationsverarbeitung
• 2.
  Patrick Scheungrab, Personalmanagement, informiert zur aktuellen personalwirtschaftlichen Situation im Baubereich
• B.
  Beschlussfassung durch den Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
• 1.
  Anträge zur Niederschrift des Ausschusses für Personal und Verwaltungsmodernisierung vom 18.09.2023 Nr. 0303/23, Teil I. Schriftliche Anträge liegen nicht vor.
• 2.
  Errichtung eines digitalen Empfangsterminals im Rathausfoyer

  Zur Vorlage · 1355/23_VL · Beschlussvorlage

  ▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge

  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Verwaltung der Stadt Hamm plant die Errichtung eines digitalen Empfangsterminals im Foyer des Rathauses. Bei dem geplanten System handelt es sich um eine Stele mit einem integrierten Touchdisplay, die als Informationsquelle für Bürgerinnen und Bürger dienen soll. Über das Terminal sollen Inhalte zu Verwaltungsleistungen, Ansprechpartnern, aktuellen Nachrichten sowie Tourismusinformationen zugänglich gemacht werden. Zudem ist vorgesehen, dass über das Terminal eine direkte Kontaktaufnahme zu bestimmten Stellen der Verwaltung ermöglicht wird, um Fragen zu klären. Die Steuerung der Inhalte und Funktionen soll mittels Kiosk-Software erfolgen.

  Die Verwaltung wurde beauftragt, die erforderlichen Schritte zur Umsetzung einzuleiten, sofern die Finanzierung gesichert ist und die Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation vorliegt. Die Kosten für die Anschaffung der Stele werden auf etwa 25.000 Euro bis 29.000 Euro netto geschätzt, wobei die Gesamtkosten für die Stadt Hamm mit circa 35.000 Euro brutto für die einmalige Investition im Jahr 2024 kalkuliert werden. Zusätzlich werden jährliche Aufwendungen in Höhe von etwa 1.000 Euro brutto für die laufende Pflege veranschlagt. Die entsprechenden Mittel sind in der Haushaltsplanung ab 2024 berücksichtigt. Die Beschaffung soll gemäß den geltenden Vergaberichtlinien durchgeführt werden. Eine klimarelevante Auswirkung des Vorhabens wird nicht festgestellt.

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  Hauptdokument

  Beratungsfolge

  • 27.11.2023 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
• C.
  Empfehlung an den Rat
• 1.
  Umstellung des Rechnungswesens auf S/4 HANA - Grundsatzbeschluss

  Zur Vorlage · 1296/23_VL · Beschlussvorlage

  ▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge

  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Verwaltung der Stadt Hamm hat eine Beschlussvorlage zur Umstellung des Rechnungswesens auf das System SAP S/4 HANA vorgelegt. Hintergrund der Maßnahme ist, dass der Softwarehersteller SAP die Wartung der aktuell genutzten Version ECC 6.0 zum Ende des Jahres 2027 einstellen wird. Das Projekt umfasst die Stadtverwaltung, das Amt für Stadtwerke und Kultur (ASH) sowie das Kinder- und Jugendzentrum (KJC) als Körperschaft des öffentlichen Rechts.

  Die Umsetzung soll als Gemeinschaftsprojekt mit der Stadt Münster erfolgen, da beide Kommunen das Rechenzentrum citeq nutzen. Ziel ist es, die Planung für die Haushaltsführung ab dem 1. März 2027 und die Bewirtschaftung ab dem 1. Januar 2028 umzustellen. Die Verwaltung wurde beauftragt, die Vorbereitungen für dieses Vorhaben sowie den Abschluss notwendiger Vereinbarungen mit der Stadt Münster unter Einbindung eines externen Beratungsunternehmens voranzutreiben.

  Durch die neue Softwaregeneration sollen Prozesse optimiert, die Digitalisierung von Abläufen vorangetrieben und die Nutzung moderner Web-Anwendungen ermöglicht werden. Die Umstellung erfordert die technische Anpassung zahlreicher Module, wie etwa der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung, sowie die Anpassung von Schnittstellen zu Vorsystemen. Ein detaillierter Objektbeschluss mit den finanziellen Auswirkungen soll nach der Ausschreibung der Beratungsleistung folgen. Die Mittel für das Projekt sind bereits eingeplant.

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  Beratungsfolge

  • 12.12.2023 · Rat
  • 11.12.2023 · Hauptausschuss
  • 29.11.2023 · Ausschuss für Finanzen und Beteiligungen
  • 27.11.2023 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
• D.
  Verschiedenes
• 2.
  Die Niederschrift 0277/23 N des Ausschusses für Personal und Verwaltungsmodernisierung vom 12.06.2023 wurde seitens der Verwaltung zu Nr. 1174/23 N ergänzt.