← Alle Sitzungen

Tagesordnung

• I.
  Öffentliche Sitzung
• 1.
  Eröffnung der Sitzung
• 2.
  Genehmigung der Niederschrift der letzten öffentlichen Sitzung vom 02.12.2024
• 3.
  Mündliche Berichte
• 3.1
  Dr. Rudolph berichtet über den "Einsatz von KI in der Stadtverwaltung Hamm: Potenziale und Herausforderungen".
• 4.
  Beschlüsse
• 4.1
  Wechsel der Terminvereinbarungssoftware von Tevis Klassik zu VOIS Tevis

  Zur Vorlage · BV-74/25 · Beschlussvorlage

  ▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge

  ✦ KI-Zusammenfassung

  Der Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung soll den Wechsel der Terminvereinbarungssoftware der Stadt Hamm von Tevis Klassik zu VOIS Tevis beschließen. Mit dem Systemwechsel wird die Administration der Software künftig zentral durch das VOIS-Team der Citeq im Rahmen der VOIS-Administration übernommen.

  Die Begründung für diesen Schritt umfasst die Optimierung der IT-Infrastruktur sowie die langfristige Entwicklungsperspektive. Das derzeit genutzte System Tevis Klassik basiert auf einer verteilten Serverstruktur ohne einheitliche Supportvereinbarung, was bei Störungen und Updates zu Koordinationsaufwand führen kann. Durch den Umstieg auf VOIS Tevis soll eine höhere Verfügbarkeit durch zentrales Hosting und professionelle Wartung erreicht werden. Zudem hat der Hersteller Kommunix angekündigt, das Produkt Tevis Klassik mittelfristig einzustellen. Der Wechsel ermöglicht zudem die Erweiterung des Onlineserviceangebots auf weitere Ämter, wie etwa die Bürgerämter, da das neue System über eine Konzernlizenz verfügt und sich in bestehende VOIS-Module integrieren lässt. Auch die Nutzung vorhandener Hardware, wie Aufrufanlagen im Standesamt, bleibt so gewährleistet.

  Die finanziellen Auswirkungen umfassen Anschaffungskosten in Höhe von 30.000 Euro für das Jahr 2025. Die jährlichen Kosten für Pflege und Wartung werden bis 2028 auf etwa 16.000 Euro netto geschätzt, während sie ab 2028 voraussichtlich auf rund 11.000 Euro netto sinken sollen. Die Finanzierung ist durch Haushaltsmittel des Stadtamtes 10 gesichert.

  Automatisch erzeugt durch gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M · verbindlich ist das Originaldokument.

  Dokumente (Klick öffnet als PDF)

  Hauptdokument

  Beratungsfolge

  • 31.03.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
• 4.2
  Beschaffung einer Inventarisierungssoftware für das IT-Management der Schulen

  Zur Vorlage · BV-28/25 · Beschlussvorlage

  ▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge

  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Verwaltung der Stadt Hamm soll, vorbehaltlich gesicherter Finanzierung, eine Inventarisierungssoftware für das IT-Management an den örtlichen Schulen beschaffen. Die Beschlussvorlage BV-28/25 zielt darauf ab, eine gemeinsame Datenbank für das Medienzentrum und die Schulen zu etablieren.

  Nach Angaben des Amtes für schulische Bildung besteht Bedarf an einer Software zur systematischen Bestandsaufnahme und Dokumentation von Schulmedien. Dies umfasst Informationen zu Bestellungen, Auslieferungen, Garantiezeiten, dem Zustand sowie den Standorten der Geräte. Bisherige Versuche, unterschiedliche Datenbanksysteme der verschiedenen Träger zu vereinheitlichen, waren aufgrund mangelnder Kompatibilität nur teilweise erfolgreich. Angesichts der wachsenden Anzahl digitaler Medien an über 50 Schulen soll die Software zur Sicherstellung einer funktionierenden Infrastruktur beitragen.

  Im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens haben acht Anbieter Interesse angemeldet. Da der geschätzte Wert des Projekts bei rund 240.000 Euro netto liegt, ist eine EU-weite Ausschreibung erforderlich. Die einmaligen Investitions- und Implementierungskosten werden auf etwa 15.000 Euro netto geschätzt. Für die Folgejahre sind jährliche Kosten für Lizenzen, Wartung und Schulungen in Höhe von rund 50.000 Euro netto zu veranschlagen.

  Automatisch erzeugt durch gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M · verbindlich ist das Originaldokument.

  Dokumente (Klick öffnet als PDF)

  Hauptdokument

  Beratungsfolge

  • 31.03.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
• 4.3
  Einführung eines Chatbots für die Stadt Hamm

  Zur Vorlage · BV-76/25 · Beschlussvorlage

  ▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge

  ✦ KI-Zusammenfassung

  Der Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung soll die Einführung eines Chatbots für die Stadt Hamm beschließen. Die Beschlussvorlage BV-76/25 sieht vor, dass die Verwaltung das System mittels einer Ausschreibung beschafft. Voraussetzung für den Beschluss ist eine gesicherte Finanzierung. Federführend für das Vorhaben ist das Amt für Organisationsentwicklung, IT und Digitalisierung.

  Ein Chatbot soll als textbasiertes Dialogsystem Anfragen in natürlicher Sprache beantworten können. Durch die Fähigkeit, Inhalte zusammenzufassen und Kontexte zu berücksichtigen, sollen Bürgerinnen und Bürger schneller zu passenden Informationen gelangen. Zudem bietet das System durch die Nutzung verschiedener Sprachen einen Zugang für Personen, deren Muttersprache nicht Deutsch ist. Für die Verwaltung wird angestrebt, das Aufkommen an einfachen Anfragen per Telefon oder E-Mail zu reduzieren, um die Sachbearbeitung zu entlasten.

  Die finanziellen Auswirkungen umfassen einmalige Kosten in 2025 von bis zu 48.000 Euro netto. Für den Zeitraum von 2025 bis 2028 werden durchschnittliche jährliche Pflege- und Wartungskosten in Höhe von etwa 18.050 Euro netto veranschlagt. Die durchschnittlichen Gesamtkosten für einen Zeitraum von vier Jahren belaufen sich auf rund 90.000 Euro netto.

  Automatisch erzeugt durch gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M · verbindlich ist das Originaldokument.

  Dokumente (Klick öffnet als PDF)

  Hauptdokument

  Beratungsfolge

  • 31.03.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
• 5.
  Empfehlungen
• 5.1
  Zugang zum LoRaWAN-Netzwerk und zur IoT-Plattform der Hamcom für die Stadt Hamm

  Zur Vorlage · BV-29/25 · Beschlussvorlage

  ▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge

  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Verwaltung wird beauftragt, Lizenzen für den Zugang zum LoRaWAN-Netzwerk sowie zur IoT-Plattform der Hamcom zu beschaffen. Dieser Beschlussvorschlag (BV-29/25) steht unter dem Vorbehalt einer Empfehlung durch den Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung sowie der gesicherten Finanzierung.

  Die finanziellen Auswirkungen umfassen einmalige Basiskosten in Höhe von 26.000 Euro sowie jährliche Betriebskosten von 36.000 Euro. Die Aufwendungen sind im Teilergebnisplan unter der Position für Sach- und Dienstleistungen vorgesehen.

  Das Projekt basiert auf einem Beschluss des Rates aus dem Jahr 2022, ein stadtweites LoRaWAN-Netz zur Digitalisierung aufzubauen. Ziel ist eine flächendeckende Abdeckung bis zum Jahr 2027. Die Umsetzung erfolgt in Kooperation zwischen der Stadt Hamm und den Stadtwerken Hamm, wobei die Kosten für den Ausbau hälftig getragen werden. Während die Stadtwerke Hamm für den Aufbau und die Wartung der Infrastruktur zuständig sind, übernimmt das Smart City Team der Stadtverwaltung die Verwaltung der Sensoren und die Datenbetreuung über die Plattform „datahub.digital“. Die Technologie ermöglicht die Übertragung kleiner Datenmengen über weite Strecken bei geringem Energieverbrauch, etwa zur Überwachung von Umweltparametern wie Temperatur oder Luftqualität.

  Automatisch erzeugt durch gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M · verbindlich ist das Originaldokument.

  Dokumente (Klick öffnet als PDF)

  Hauptdokument

  Beratungsfolge

  • 31.03.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
• 5.2
  Ausstattung des Jugendamtes mit elektronischen Fachakten

  Zur Vorlage · BV-78/25 · Beschlussvorlage

  ▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge

  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Stadtverwaltung Hamm plant die Ausstattung des Jugendamtes mit zwei elektronischen Fachakten auf Basis des Dokumentenmanagementsystems SER DOXIS. Die Entwicklung umfasst spezifische Lösungen für die Aufgabenbereiche Beistandschaft, Unterhaltsvorschuss sowie Kinder- und Jugendhilfe. Ziel des Vorhabens ist eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung durch die Anbindung an die Fachverfahren Logodata und Prosoz 14 sowie die Automatisierung der Aktenanlage und der Ablage von Dokumenten. Zudem sollen Prozesse für den Eingang von Dokumenten und die Genehmigung von Entscheidungen digitalisiert werden.

  Für die Umsetzung in den Jahren 2025 und 2026 werden einmalige Kosten von etwa 630.000 Euro veranschlagt. Diese setzen sich aus rund 230.000 Euro für die Entwicklung der Fachakten sowie circa 400.000 Euro für die Digitalisierung bestehender Papieraktenbestände zusammen, die etwa 18.500 Akten und 4,1 Millionen Blatt umfassen. Ab dem Jahr 2026 fallen jährliche Kosten in Höhe von etwa 10.000 Euro für den Betrieb und die Wartung an. Die einmaligen Aufwendungen werden durch das Amt für Sport, Personal und Organisation (StA 10) getragen, während die laufenden Kosten im Zuständigkeitsbereich des Amtes 51 liegen. Die Verwaltung soll die notwendigen Erklärungen gegenüber der Firma citeq abgeben und die Archivierung der Altakten veranlassen.

  Automatisch erzeugt durch gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M · verbindlich ist das Originaldokument.

  Dokumente (Klick öffnet als PDF)

  Hauptdokument

  Beratungsfolge

  • 07.04.2025 · Hauptausschuss
  • 31.03.2025 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
• 6.
  Verschiedenes