Ausstattung des Jugendamtes mit elektronischen Fachakten

Die Stadtverwaltung Hamm plant die Ausstattung des Jugendamtes mit zwei elektronischen Fachakten auf Basis des Dokumentenmanagementsystems SER DOXIS. Die Entwicklung umfasst spezifische Lösungen für die Aufgabenbereiche Beistandschaft, Unterhaltsvorschuss sowie Kinder- und Jugendhilfe. Ziel des Vorhabens ist eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung durch die Anbindung an die Fachverfahren Logodata und Prosoz 14 sowie die Automatisierung der Aktenanlage und der Ablage von Dokumenten. Zudem sollen Prozesse für den Eingang von Dokumenten und die Genehmigung von Entscheidungen digitalisiert werden.

Für die Umsetzung in den Jahren 2025 und 2026 werden einmalige Kosten von etwa 630.000 Euro veranschlagt. Diese setzen sich aus rund 230.000 Euro für die Entwicklung der Fachakten sowie circa 400.000 Euro für die Digitalisierung bestehender Papieraktenbestände zusammen, die etwa 18.500 Akten und 4,1 Millionen Blatt umfassen. Ab dem Jahr 2026 fallen jährliche Kosten in Höhe von etwa 10.000 Euro für den Betrieb und die Wartung an. Die einmaligen Aufwendungen werden durch das Amt für Sport, Personal und Organisation (StA 10) getragen, während die laufenden Kosten im Zuständigkeitsbereich des Amtes 51 liegen. Die Verwaltung soll die notwendigen Erklärungen gegenüber der Firma citeq abgeben und die Archivierung der Altakten veranlassen.