Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
Gremium: Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
Dokumente (Klick öffnet als PDF)
Tagesordnung
- I.Öffentliche Sitzung
- 1.Eröffnung der Sitzung
- 1.1- Begrüßung - Feststellung der Beschlussfähigkeit - Feststellung der Tagesordnung
- 2.Genehmigung der Niederschrift der letzten öffentlichen Sitzung vom 17.06.2024
- 3.Mündliche Berichte
- 3.1Das Team des BGM hält einen kurzen Impulsvortrag zum Thema "Betriebliches Gesundheitsmanagement bei der Stadt Hamm"
- 4.Beschlüsse
- 4.1Einführung und Betrieb einer Softwarelösung zur ProzessautomatisierungZur Vorlage · BV-1615/2024 · Beschlussvorlage
▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge
✦ KI-Zusammenfassung
Die Stadtverwaltung Hamm plant die Einführung und den Betrieb einer Softwarelösung zur Prozessautomatisierung mittels Robotic Process Automation (RPA). Mit der Beschlussvorlage BV-1615/2024 wird die Verwaltung beauftragt, die Vergabe für ein RPA-System durchzuführen und dieses einzurichten, vorbehaltlich der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation sowie der gesicherten Finanzierung. Die jährlichen Kosten für Lizenzen, Plattformschutz und Support werden auf etwa 53.500 Euro geschätzt.
Die Technologie soll dazu dienen, wiederkehrende und regelbasierte Verwaltungsprozesse zu automatisieren, um die Mitarbeitenden bei zeitintensiven Aufgaben zu entlasten. In einer bereits durchgeführten Testphase konnte beispielsweise die Bearbeitungszeit für den Download von Liegenschaftskarten von fünf auf einen Arbeitstag reduziert werden. Die Stadt beabsichtigt, die Entwicklung der Softwareroboter durch eigenes Fachpersonal durchzuführen, um die Abhängigkeit von externen Unternehmen zu verringern. Nach dem Ende der aktuellen Testphase im März 2025 ist die Überführung in den Regelbetrieb vorgesehen. Weitere potenzielle Einsatzbereiche für die Automatisierung wurden bereits in Bereichen wie der Abfallwirtschaft oder dem Ausländerwesen identifiziert.
Automatisch erzeugt durch
gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M· verbindlich ist das Originaldokument.Dokumente (Klick öffnet als PDF)
Beratungsfolge
- 23.09.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 4.2Ablösung des bestehenden FormularmanagementsystemsZur Vorlage · BV-1617/2024 · Beschlussvorlage
▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge
✦ KI-Zusammenfassung
Die Verwaltung der Stadt Hamm soll die Vergabe und Einrichtung eines neuen Formularmanagementsystems durchführen. Die entsprechende Beschlussvorlage sieht vor, dass dieser Prozess vorbehaltlich der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation sowie der gesicherten Finanzierung eingeleitet wird.
Das bisherige System, das seit 2019 im Einsatz ist, weist laut Verwaltung Einschränkungen bei den Funktionen und der Performance auf. Es fehlen beispielsweise Möglichkeiten für automatische Bestätigungs-E-Mails an Bürger sowie flexible Formate für die Datenausgabe. Zudem erschwert die aktuelle Webgestaltung die Nutzung auf mobilen Endgeräten. Ein weiterer Grund für den geplanten Wechsel ist das bestehende Betriebsmodell, bei dem keine direkte Vertragsbeziehung zum Rechenzentrum besteht, was Supportanfragen und Updates erschwert. Eine Marktsichtung ergab zudem Anbieter mit modernerer Softwarearchitektur und Funktionen wie der Anbindung an die DeutschlandID.
Finanziell wird mit einmaligen Umstiegskosten von etwa 30.000 Euro gerechnet. Die jährlichen Betriebskosten sollen zwischen 5.000 und 10.000 Euro liegen, was unter den derzeitigen Kosten von 24.000 Euro pro Jahr liegt. Nach der Einführung des neuen Systems sollen die bestehenden Formulare schrittweise in das neue System überführt werden.
Automatisch erzeugt durch
gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M· verbindlich ist das Originaldokument.Dokumente (Klick öffnet als PDF)
Beratungsfolge
- 23.09.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 4.3Einführung einer Lernmanagementsoftware im Zuge der Ablösung der bisherigen Software im Bereich Fortbildung und QualifizierungZur Vorlage · BV-1618/2024 · Beschlussvorlage
▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge
✦ KI-Zusammenfassung
Der Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung soll über die Ablösung der bisherigen Software im Bereich Fortbildung und Qualifizierung sowie die Einführung eines neuen Lernmanagementsystems entscheiden. Die Stadtverwaltung nutzt seit 2013 das System KUFER zur Verwaltung von jährlich etwa 200 Veranstaltungen. Da die technische Infrastruktur nicht mehr den aktuellen Anforderungen entspricht und das Personalentwicklungskonzept derzeit überarbeitet wird, ist der Wechsel zu einem modernen Lernmanagementsystem vorgesehen. Im Rahmen eines Beschlussvorschlags wird die Verwaltung beauftragt, im Wege einer Ausschreibung ein neues System auszuwählen und einzuführen.
Die Umsetzung steht unter dem Vorbehalt der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation sowie der gesicherten Finanzierung. Die Kosten für den Zeitraum von vier Jahren werden auf insgesamt etwa 170.000 Euro netto geschätzt. Darin enthalten sind einmalige Beschaffungskosten in Höhe von circa 50.000 Euro netto für das Jahr 2024 sowie jährliche Pflege- und Wartungskosten ab 2025 in Höhe von rund 30.000 Euro netto. Die entsprechenden Mittel sind in der Haushaltsplanung 2024/2025 vorgesehen.
Das neue System soll als zentrale Plattform dienen, die verschiedene Lerninhalte wie Fortbildungen, Schulungen und Pflichtunterweisungen bündelt. Ziel ist es, durch zeit- und ortsunabhängige Angebote die Effizienz der Weiterbildung zu steigern und individuelle Lernpfade zu ermöglichen. Damit sollen auch die Nachverfolgbarkeit von Qualifizierungsmaßnahmen sowie die Dokumentation von Ergebnissen unterstützt werden.
Automatisch erzeugt durch
gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M· verbindlich ist das Originaldokument.Dokumente (Klick öffnet als PDF)
Beratungsfolge
- 23.09.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 5.Empfehlungen
- 5.1Bericht zum Gleichstellungsplan für den Zeitraum 2018 – 2023Zur Vorlage · BV-1551/2024 · Beschlussvorlage
▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge
✦ KI-Zusammenfassung
Der Rat der Stadt Hamm soll den Bericht zum Gleichstellungsplan für den Zeitraum 2018 bis 2023 zur Kenntnis nehmen. Auf Basis des im Jahr 2019 verabschiedeten Plans wird die Fortschreibung für die Jahre 2023 bis 2028 vorgeschlagen. Die Maßnahmen zielen auf die Frauenförderung, den Abbau von Unterrepräsentanz sowie die Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf innerhalb der Stadtverwaltung ab.
Die Vorlage umfasst verschiedene geplante Maßnahmen für den kommenden Zeitraum. Dazu gehören die Entwicklung eines Jobsharing-Konzepts für Führungskräfte sowie die Einrichtung von Coworking-Spaces zur Förderung flexibler Arbeitszeit- und Arbeitsortmodelle. Die Verwaltung beabsichtigt zudem, die Informationen auf der städtischen Homepage zu den Themen Diversität und Vereinbarkeit auszuweiten. Weitere Bestandteile sind Schulungsangebote zu „Care-Arbeit“ und „Frauen in Führung“ sowie die Sensibilisierung von Führungskräften für Aspekte der Mutterschaft und Vaterschaft. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Optimierung des Unterstützungsangebots für Eltern, etwa durch einen Leitfaden zum Wiedereinstieg nach der Elternschaft. Zudem sollen die Bindung von Auszubildenden gestärkt und Arbeitsverhältnisse vorrangig unbefristet gestaltet werden.
Automatisch erzeugt durch
gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M· verbindlich ist das Originaldokument.Dokumente (Klick öffnet als PDF)
Beratungsfolge
- 01.10.2024 · Rat (23. Sitzung)
- 30.09.2024 · Hauptausschuss
- 23.09.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 19.09.2024 · Ausschuss für Gleichstellung und Vielfalt
- 17.06.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 6.Mitteilungen
- 6.1Gigabitkoordination für den flächendeckenden Ausbau gigabitfähiger Netze im Stadtgebiet Hamm und Betreuung des Gigabitausbaus für Gewerbegebiete und (künftig) grauer Flecken unter Berücksichtigung eines operativen HandlungskonzeptsZur Vorlage · MI-260/2024 · Mitteilungsvorlage
▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge
✦ KI-Zusammenfassung
Die Stadtverwaltung hat die Gigabitkoordination für den flächendeckenden Ausbau von Hochgeschwindigkeitsnetzen in Hamm fortgesetzt. Im Rahmen eines Vergabeverfahrens, das am 20. Juni 2024 abgeschlossen wurde, konnte die MICUS Strategieberatung GmbH erneut für einen Zeitraum von drei Jahren, von Juli 2024 bis Juni 2027, beauftragt werden. Eine rechtliche Verlängerung der Beauftragung bis Juni 2028 ist möglich. Für den Zeitraum vom 1. Juli 2024 bis zum 30. Juni 2027 liegt eine Fördermittelzusage in Höhe von 210.000 Euro vor.
Zudem wurde das operative Handlungskonzept zum Gigabitausbau fertiggestellt, welches die Umsetzung der Infrastrukturstrategie für das digitale Hamm leitet. Die geplanten Prozesse umfassen die Schaffung eines flächendeckenden Glasfasernetzes und dessen Integration in die Digitalstrategie der Stadt sowie die Erstellung einer vollständigen Datenbasis zur Versorgungslage im Geoinformationssystem (GIS). Die Umsetzung erfolgt durch eine Zusammenarbeit zwischen der MICUS Strategieberatung GmbH und dem Tiefbau- und Grünflächenamt. Dabei stehen die Koordination von Maßnahmen, die Priorisierung des eigenwirtschaftlichen Ausbaus sowie die effiziente Nutzung von Fördermitteln zur Schonung der kommunalen Finanzen im Fokus. Zudem soll die Einhaltung der Förderrichtlinien sichergestellt werden, um Rückzahlungen zu vermeiden.
Automatisch erzeugt durch
gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M· verbindlich ist das Originaldokument.Dokumente (Klick öffnet als PDF)
Beratungsfolge
- 01.10.2024 · Rat (23. Sitzung)
- 30.09.2024 · Hauptausschuss
- 25.09.2024 · Ausschuss für Wirtschaft und Arbeit
- 24.09.2024 · Ausschuss für Stadtentwicklung, Wohnen und Mobilität
- 23.09.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 6.2Upgrade der städtischen TelefonanlageZur Vorlage · MI-267/2024 · Mitteilungsvorlage
▶ Vorlage aufklappen — Zusammenfassung, Dokumente, Beratungsfolge
✦ KI-Zusammenfassung
Die Stadt Hamm hat die städtische IP-basierte Telefonanlage, die auf Systemen der Firma Cisco basiert, aktualisiert. Da der Hersteller seit Juni 2024 keine Fehlerkorrekturen oder Sicherheitsupdates mehr zur Verfügung stellt, bestand das Risiko eines Ausfalls der Telefondienste. Um die Betriebsbereitschaft und Arbeitsfähigkeit der Verwaltung weiterhin zu gewährleisten, wurden die betroffenen Systeme auf die aktuellste Version migriert. Durch diese Maßnahme ist die Produktunterstützung durch den Hersteller für die kommenden Jahre sichergestellt.
Der Auftrag zur Aktualisierung sämtlicher Systeme wurde an das Unternehmen Bechtle vergeben, da dieses als langjähriger Partner mit der städtischen Infrastruktur und den betroffenen Systemen vertraut ist. Die Kosten für die Aktualisierung belaufen sich auf rund 68.500 Euro inklusive Umsatzsteuer. Eine formale Vergabeentscheidung durch den Ausschuss für Personal- und Verwaltungsmodernisierung war gemäß der Zuständigkeitsordnung nicht erforderlich, da die Maßnahme unter den Ausnahmetatbestand zur Aufrechterhaltung des IT-Betriebs und der Arbeitsfähigkeit in der Verwaltung fällt.
Automatisch erzeugt durch
gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M· verbindlich ist das Originaldokument.Dokumente (Klick öffnet als PDF)
Beratungsfolge
- 23.09.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 7.Verschiedenes