Ablösung des bestehenden Formularmanagementsystems

Die Verwaltung der Stadt Hamm soll die Vergabe und Einrichtung eines neuen Formularmanagementsystems durchführen. Die entsprechende Beschlussvorlage sieht vor, dass dieser Prozess vorbehaltlich der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation sowie der gesicherten Finanzierung eingeleitet wird.

Das bisherige System, das seit 2019 im Einsatz ist, weist laut Verwaltung Einschränkungen bei den Funktionen und der Performance auf. Es fehlen beispielsweise Möglichkeiten für automatische Bestätigungs-E-Mails an Bürger sowie flexible Formate für die Datenausgabe. Zudem erschwert die aktuelle Webgestaltung die Nutzung auf mobilen Endgeräten. Ein weiterer Grund für den geplanten Wechsel ist das bestehende Betriebsmodell, bei dem keine direkte Vertragsbeziehung zum Rechenzentrum besteht, was Supportanfragen und Updates erschwert. Eine Marktsichtung ergab zudem Anbieter mit modernerer Softwarearchitektur und Funktionen wie der Anbindung an die DeutschlandID.

Finanziell wird mit einmaligen Umstiegskosten von etwa 30.000 Euro gerechnet. Die jährlichen Betriebskosten sollen zwischen 5.000 und 10.000 Euro liegen, was unter den derzeitigen Kosten von 24.000 Euro pro Jahr liegt. Nach der Einführung des neuen Systems sollen die bestehenden Formulare schrittweise in das neue System überführt werden.