Umstellung des Rechnungswesens auf S/4 HANA – Sachstand und weiteres Vorgehen

Die Mitteilungsvorlage MI-14/26 des Amtes für Finanzen und Controlling informiert über den aktuellen Sachstand und die weitere Planung zur Umstellung des Rechnungswesens auf das System SAP S/4HANA. Das Projekt, das im Jahr 2025 angelaufen ist, umfasst die Kernverwaltung sowie die Tochtergesellschaften ASH und KJC. Ziel ist die vollständige Systemumstellung zum 1. Januar 2028, wobei die Vorbereitung der Haushaltsplanung ab März 2027 für die Folgejahre erfolgen soll.

Inhaltliche Schwerpunkte der Modernisierung sind die Prozessverbesserung im Finanzwesen durch einen neuen Kontenplan, die Zusammenführung von Buchungskreisen sowie die Digitalisierung von Schnittstellen und der Ausgangsrechnungen. Im Bereich der Einnahmebewirtschaftung sind die Bereinigung von über 330.000 Geschäftspartnerstammdaten sowie die Einführung elektronischer Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD vorgesehen. Zudem soll die IT-Infrastruktur durch eine Cloud- und Analyticsstrategie sowie eine neue Oberflächenstrategie technisch modernisiert werden.

Die Projektstruktur wurde zur Effizienzsteigerung angepasst, wobei Arbeitsgruppen in den Teilprojekten PSCD und Haushalt zusammengefasst wurden. Die Feinkonzeption der Haushaltsplanung soll bis Ende Juli 2026 abgeschlossen sein. Das Projektvolumen beläuft sich bis zum Jahr 2032 auf etwa 5,4 Millionen Euro. Für den laufenden SAP-Betrieb wird ab 2028 mit einer jährlichen Erhöhung der Betriebskosten um rund 182.000 Euro gerechnet. Die Verfügbarkeit des Altsystems ist voraussichtlich bis zum vierten Quartal 2028 sichergestellt.