Umstellung des Rechnungswesens auf S/4 HANA – Sachstand und weiteres Vorgehen

Die Stadt Hamm bereitet die Umstellung ihres Rechnungswesens auf das System S/4 HANA vor, um die Budgetplanung ab dem Jahr 2028 sowie die laufende Bewirtschaftung im neuen System durchzuführen. Das Projekt, welches im Jahr 2025 angelaufen ist, umfasst neben der Kernverwaltung auch die Tochtergesellschaften ASH und KJC. Ein erster Meilenstein wurde mit der Erstellung der Grobkonzepte für alle Teilprojekte erreicht. Die Umstellung des Systems ist zum 1. Januar 2028 geplant.

Im Rahmen der Umstellung werden verschiedene Prozesse im Finanzwesen angepasst. Dazu gehören die Einführung eines neuen Kontenplans, die Zusammenführung von Buchungskreisen beim KJC Hamm sowie die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung zur Vermeidung manueller Schnittstellen. Auch die Anlagenbuchhaltung soll durch einheitliche Prozesse vereinheitlicht werden.

Im Bereich Rechnung und Beschaffung sind eine vorgelagerte Beschaffungsfreigabe sowie die Teilautomatisierung von Prozessen, etwa durch die Nutzung von Webshops, vorgesehen. Die Ausgangsrechnungen sollen künftig vollständig digital im PDF- oder XRechnungsformat erstellt und versandt werden. Zudem wird das System so angepasst, dass die Anforderungen der Mitteilungsverordnung zur elektronischen Übermittlung steuerlicher Daten an das Finanzamt erfüllt werden können.