Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
Gremium: Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
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Tagesordnung
- I.Öffentliche Sitzung
- 1.Eröffnung der Sitzung - Begrüßung - Feststellung der Beschlussfähigkeit - Feststellung der Tagesordnung
- 2.Genehmigung der Niederschrift der letzten öffentlichen Sitzung vom 04.03.2024
- 3.Mündliche Berichte
- 3.1Sandra Hanke, Gleichstellungsbeauftragte, stellt sich vor und berichtet über ihre zukünftigen Aufgaben.
- 4.Beschlüsse
- 4.1Beschaffung der Dienstleistung „Wartung und Support“ für das Ticketing-System bilettix einschließlich Abweichung von den Regelbestimmungen der VergaberichtlinienZur Vorlage · BV-1505/2024 · Beschlussvorlage
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✦ KI-Zusammenfassung
Der Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung soll die Beschaffung von Wartungs- und Supportleistungen für das Ticketing-System „bilettix“ beschließen. Dies beinhaltet auch eine Abweichung von den Regelbestimmungen der Vergaberichtlinien. Die Verwaltung wird beauftragt, die notwendigen Verträge abzuschließen und eine einheitliche Ausrollung des Systems auf weitere Bereiche, wie etwa die Kulturämter 41 und 46, durchzuführen.
Das System wird im Kulturbüro seit 2019 eingesetzt. Nachdem der Support durch einen anderen Partner Ende 2022 wegfiel, übernahm die Firma Bilettix GmbH die Wartung und den Support. Eine Markterkundung ergab, dass andere am Markt verfügbare Produkte weder preislich noch vom Funktionsumfang her überlegen sind und ein Wechsel mit erheblichem Aufwand verbunden wäre. Da die spezifischen Leistungen für dieses System nur durch den Hersteller selbst erbracht werden können, wird eine Abweichung vom regulären Vergabeverfahren gemäß der Unterschwellenvergabeordnung angestrebt.
Die finanziellen Auswirkungen für das Jahr 2026 umfassen voraussichtlich einmalige Einführungskosten in Höhe von etwa 4.700 Euro netto. Die jährlichen Kosten für Wartung und Support ab 2026 werden auf circa 16.202 Euro netto geschätzt. Mit der Erweiterung des Einsatzbereichs werden auch Funktionen zur Besucherauswertung für das Museum abgedeckt.
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Beratungsfolge
- 17.06.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 4.2Entwicklung der Version 2.0 der elektronischen VerwaltungsakteZur Vorlage · BV-1511/2024 · Beschlussvorlage
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✦ KI-Zusammenfassung
Die Verwaltung plant die Weiterentwicklung der Allgemeinen elektronischen Verwaltungsakte 2.0 im Dokumentenmanagementsystem SER DOXIS. Mit der Beschlussvorlage BV-1511/2024 wird die Umsetzung eines Angebots der Firma citeq angestrebt. Hierfür sind im Jahr 2024 einmalige Kosten in Höhe von etwa 57.995,57 Euro brutto vorgesehen. Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt einer gesicherten Finanzierung sowie der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation.
Die Maßnahme reagiert auf die steigende Anzahl digital eingehender Anträge durch das Online-Zugangsgesetz sowie die zunehmende Digitalisierung des Rechnungswesens. Ziel ist die Optimierung der Aktenstruktur und der Datenbank, um zukünftige Änderungen am Aktenplan effizienter umsetzen zu können. Ein Bestandteil der Version 2.0 ist zudem die Bereitstellung standardisierter Registerstrukturen für die verschiedenen Ämter, was den Aufwand beim Anlegen von Akten reduzieren soll. Darüber hinaus sieht das Projekt die Einführung einer globalen Suche für Mitzeichnungsworkflows sowie ein erweitertes Berechtigungskonzept für digitale Postkörbe vor. Damit sollen die Prozesse innerhalb des Dokumentenmanagementsystems Doxis WinCube weiter vereinheitlicht und die Bearbeitung digitaler Vorgänge unterstützt werden.
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Beratungsfolge
- 17.06.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 4.3Digitalisierung der Ausländerbehörde – Maßnahmen zur Verwendung der FördermittelZur Vorlage · BV-1506/2024 · Beschlussvorlage
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✦ KI-Zusammenfassung
Der Hauptausschuss wird ersucht, die Einleitung und Durchführung von Maßnahmen zur Digitalisierung der Ausländerbehörde in Hamm zu beschließen. Grundlage hierfür sind Fördermittel des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes NRW in Höhe von 590.816,74 Euro. Diese Bundesmittel dienen der Anhebung des Digitalisierungsstandards in den kommunalen Auslagländerbehörden des Landes Nordrhein-Westfalen.
Die geplanten Maßnahmen umfassen die Anschaffung von Selbstbedienungsterminals zur Erfassung biometrischer Daten, Bezahlautomaten für bargeldlose Transaktionen sowie einer Aufrufanlage mit Zutrittsteuerung. Zudem sind die Digitalisierung von Altakten, die Einführung der E-Ausländerakte und die Bereitstellung von IT-Ausstattung für Home-Office-Arbeitsplätze vorgesehen. Auch Videokonferenzausstattungen für Besprechungsräume gehören zum Umfang der geplanten Investitionen.
Die Finanzierung erfolgt durch die bewilligten Mittel, wodurch die Aufwendungen für den städtischen Haushalt ergebnisneutral bleiben. Die Verwendung der Fördermittel muss bis zum 31. Dezember 2024 erfolgen, um eine Rückforderung der Mittel an das Land zu vermeiden. Eine abschließende Priorisierung der einzelnen Maßnahmen bleibt vorbehalten, abhängig von der technischen Prüfung und der Verfügbarkeit von Dienstleistern oder Produkten.
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Beratungsfolge
- 24.06.2024 · Hauptausschuss
- 17.06.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 4.4Bericht zum Gleichstellungsplan für den Zeitraum 2018 – 2023Zur Vorlage · BV-1551/2024 · Beschlussvorlage
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Der Rat der Stadt Hamm soll den Bericht zum Gleichstellungsplan für den Zeitraum 2018 bis 2023 zur Kenntnis nehmen. Auf Basis des im Jahr 2019 verabschiedeten Plans wird die Fortschreibung für die Jahre 2023 bis 2028 vorgeschlagen. Die Maßnahmen zielen auf die Frauenförderung, den Abbau von Unterrepräsentanz sowie die Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf innerhalb der Stadtverwaltung ab.
Die Vorlage umfasst verschiedene geplante Maßnahmen für den kommenden Zeitraum. Dazu gehören die Entwicklung eines Jobsharing-Konzepts für Führungskräfte sowie die Einrichtung von Coworking-Spaces zur Förderung flexibler Arbeitszeit- und Arbeitsortmodelle. Die Verwaltung beabsichtigt zudem, die Informationen auf der städtischen Homepage zu den Themen Diversität und Vereinbarkeit auszuweiten. Weitere Bestandteile sind Schulungsangebote zu „Care-Arbeit“ und „Frauen in Führung“ sowie die Sensibilisierung von Führungskräften für Aspekte der Mutterschaft und Vaterschaft. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Optimierung des Unterstützungsangebots für Eltern, etwa durch einen Leitfaden zum Wiedereinstieg nach der Elternschaft. Zudem sollen die Bindung von Auszubildenden gestärkt und Arbeitsverhältnisse vorrangig unbefristet gestaltet werden.
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Beratungsfolge
- 01.10.2024 · Rat (23. Sitzung)
- 30.09.2024 · Hauptausschuss
- 23.09.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 19.09.2024 · Ausschuss für Gleichstellung und Vielfalt
- 17.06.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 5.Mitteilungen
- 5.1Deutschlandticket als rabattiertes Jobticket sowie vergünstigtes HammTicket für die Tarifbeschäftigten der Stadt HammZur Vorlage · MI-256/2024 · Mitteilungsvorlage
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✦ KI-Zusammenfassung
Die Stadt Hamm beabsichtigt, den Tarifbeschäftigten ab dem 1. August 2024 einen Zuschuss von 25 % auf das Deutschlandticket in der Variante als Jobticket sowie auf das HammTicket zu gewähren. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern und den Mobilitätsanforderungen im Dienstalltag gerecht zu werden. Durch die Reduzierung des Verwaltungsaufwands für die Beschaffung und Abrechnung einzelner ÖPNV-Tickets soll die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs als Alternative zum PKW gefördert werden. Gleichzeitig entfallen mit der Bezuschussung bei Dienstreisen bestimmte Erstattungsansprüche auf Reisekosten, was zu einer teilweisen finanziellen Kompensation führt.
Beim Deutschlandticket als Jobticket ermöglicht der Arbeitgeberzuschuss von 25 % eine zusätzliche Rabattierung von 5 % durch Bund und Länder, wodurch sich der aktuelle Preis auf 34,30 € beläuft. Sollten diese staatlichen Rabatte auslaufen, müssten die Differenzkosten von den Beschäftigten getragen werden. Da das HammTicket über die Stadtwerke Hamm nicht als Jobticket verfügbar ist, erwerben die Berechtigten das Ticket zunächst zum regulären Preis von 29,00 € und können im Anschluss einen monatlichen Zuschuss von 7,25 € geltend machen, was einem Endpreis von 21,75 € entspricht.
Die Bezuschussung gilt für alle Tarifbeschäftigten der Stadt Hamm, unabhängig vom Beschäftigungsstatus. Für Beamtinnen und Beamten ist eine solche Förderung aufgrund der aktuellen Rechtslage des Landes derzeit nicht möglich, wobei die Verwaltung eine Anpassung der Regelungen auf Landesebene anstrebt.
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Beratungsfolge
- 25.06.2024 · Rat (22. Sitzung)
- 24.06.2024 · Hauptausschuss
- 17.06.2024 · Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung
- 6.Verschiedenes