Entwicklung der Version 2.0 der elektronischen Verwaltungsakte

Die Verwaltung plant die Weiterentwicklung der Allgemeinen elektronischen Verwaltungsakte 2.0 im Dokumentenmanagementsystem SER DOXIS. Mit der Beschlussvorlage BV-1511/2024 wird die Umsetzung eines Angebots der Firma citeq angestrebt. Hierfür sind im Jahr 2024 einmalige Kosten in Höhe von etwa 57.995,57 Euro brutto vorgesehen. Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt einer gesicherten Finanzierung sowie der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation.

Die Maßnahme reagiert auf die steigende Anzahl digital eingehender Anträge durch das Online-Zugangsgesetz sowie die zunehmende Digitalisierung des Rechnungswesens. Ziel ist die Optimierung der Aktenstruktur und der Datenbank, um zukünftige Änderungen am Aktenplan effizienter umsetzen zu können. Ein Bestandteil der Version 2.0 ist zudem die Bereitstellung standardisierter Registerstrukturen für die verschiedenen Ämter, was den Aufwand beim Anlegen von Akten reduzieren soll. Darüber hinaus sieht das Projekt die Einführung einer globalen Suche für Mitzeichnungsworkflows sowie ein erweitertes Berechtigungskonzept für digitale Postkörbe vor. Damit sollen die Prozesse innerhalb des Dokumentenmanagementsystems Doxis WinCube weiter vereinheitlicht und die Bearbeitung digitaler Vorgänge unterstützt werden.