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Tagesordnung

• I.
  Öffentliche Sitzung
• 1.
  Eröffnung der Sitzung Vorsitzender Ingo Müller eröffnet die Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung, Innovation und Verwaltungsmodernisierung: - Feststellung der form- und fristgerechten Einladung - Hinweis auf Ausschließungsgründe - Feststellung der Beschlussfähigkeit
• 1.1
  Bestellung der Schriftführung für den Ausschuss Digitalisierung, Innovation und Verwaltungsmodernisierung StA 10: - Fr. Linda Homann (Schriftführerin) - Fr. Silvia Sellnau (stellv. Schriftführerin)
• 1.2
  Vereidigung der Bürger:innenvertreter
• 2.
  Genehmigung der Niederschrift der letzten öffentlichen Sitzungen vom 03.07.2025
• 3.
  Empfehlungen
• 3.1
  Beschaffung von Recyclingkopierpapier für die Gesamtverwaltung, Hausdruckerei und Schulen

  Zur Vorlage · BV-230/25 · Beschlussvorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Stadtverwaltung Hamm beabsichtigt, die Beschaffung von Recyclingkopierpapier für die Gesamtverwaltung, die Hausdruckerei sowie die Schulen für die Dauer der laufenden Ratsperiode fortzuführen. Gemäß der Beschlussvorlage BV-230/25 soll der Bedarf jährlich neu ermittelt werden, wobei die Durchführung unter dem Vorbehalt einer gesicherten Finanzierung steht. Die jährlichen Aufwendungen werden auf etwa 200.000 Euro geschätzt und sind im Budget des Stadtamtes 62 vorgesehen.

  Im Rahmen der Beschaffung wird darauf geachtet, dass das Papier als Recyclingkopierpapier mit dem Umweltzeichen „Blauer Engel“ oder einem gleichwertigen Zertifikat beschafft wird. Zuständig für die Vergabe der Leistungen ist das Vermessungs- und Katasteramt. Die aktuelle Rahmenvereinbarung umfasst ein jährliches Volumen von 26 Millionen DIN A4-Blättern sowie 800.000 DIN A3-Blättern. In der Begründung wird darauf hingewiesen, dass der Bedarf an Kopierpapier aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung von Verwaltungsprozessen kontinuierlich abnimmt.

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  Beratungsfolge

  • 08.12.2025 · Haupt-, Personal- und Finanzausschuss
  • 04.12.2025 · Ausschuss für Digitalisierung, Innovation und Verwaltungsmodernisierung
• 3.2
  Beschaffung der Module Teamflow und Rechtsinformationen für die Stellenbewertungssoftware Kasaia und Abweichung von den städtischen Vergaberichtlinien

  Zur Vorlage · BV-217/25 · Beschlussvorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Verwaltung der Stadt Hamm plant die Beschaffung zweier zusätzlicher Module für die bereits im Einsatz befindliche Stellenbewertungssoftware Kasaia. Konkret handelt es sich um die Module „Teamflow“ und „Rechtsinformationen“. Mit diesem Vorhaben ist eine Abweichung von den städtischen Vergaberichtlinien verbunden, da die Verwaltung eine Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb an die Firma Picture GmbH anstrebt. Begründet wird dies damit, dass laut vorliegenden Informationen nur dieses Unternehmen die erforderlichen technischen Voraussetzungen für die Umsetzung der Stellenbewertung nach dem KGSt-Gutachten 2009 sowie die notwendige Schnittstelle zur entsprechenden Datenbank erfüllen kann.

  Das Modul „Teamflow“ soll den digitalen Prozess der Stellenbewertung unterstützen und die Zusammenarbeit zwischen dem Personalmanagement und der Organisationsentwicklung durch die Einbindung von Fachabteilten erleichtern. Das Modul „Rechtsinformationen“ ermöglicht den Zugriff auf über 6.200 rechtliche Analysen zur Unterstützung rechtssicherer Bewertungen. Die jährlichen laufenden Kosten belaufen sich für das Teamflow-Modul auf etwa 10.662 Euro brutto und für das Modul Rechtsinformationen auf rund 14.399 Euro brutto.

  Die Vorlage wird im Ausschuss für Digitalisierung, Innovation und Verwaltungsmodernisierung vorberatend am 4. Dezember 2025 behandelt. Eine Entscheidung über den Beschlussvorschlag soll anschließend im Haupt-, Personal- und Finanzausschuss am 8. Dezember 2025 erfolgen. Die Finanzierung der Kosten für das Jahr 2025 erfolgt aus den Budgets der Ämter 10 und 11.

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  Beratungsfolge

  • 08.12.2025 · Haupt-, Personal- und Finanzausschuss
  • 04.12.2025 · Ausschuss für Digitalisierung, Innovation und Verwaltungsmodernisierung
• 3.3
  Einführung eines HR-Infotools zur verbesserten Bereitstellung personalrelevanter Informationen sowie digitaler Dienstleistungen

  Zur Vorlage · BV-285/25 · Beschlussvorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Der Haupt-, Personal- und Finanzausschuss der Stadt Hamm soll die Einführung eines HR-Infotools beschließen. Die Verwaltung erhält damit den Auftrag, eine geeignete SaaS-Lösung auszuwählen und einzuführen, sofern die Finanzierung gesichert ist und eine Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung, Innovation und Verwaltungsmodernisierung vorliegt.

  Bisher werden personalrelevante Informationen wie interne Stellenausschreibungen oder Fortbildungsangebote primär über das Intranet bereitgestellt. Da der Zugriff auf das Intranet aus Sicherheitsgründen weitgehend auf dienstliche Geräte beschränkt ist, können Teile der Belegschaft, insbesondere im gewerblich-technischen Bereich sowie Mitarbeitende in Beurlaubung, diese Informationen nur eingeschränkt erreichen. Das geplante Tool soll einen barrierearmen und standortunabhängigen digitalen Zugang zu zentralen HR-Themen ermöglichen. Neben der Bereitstellung von Formularen und Kontaktinformationen zum Personalmanagement ist auch eine Self-Service-Funktion für den Abruf digitaler Entgeltnachweise vorgesehen.

  Die finanziellen Auswirkungen belaufen sich auf geschätzte Gesamtkosten von etwa 176.000 Euro netto über einen Zeitraum von vier Jahren. Für das Jahr 2026 werden Beschaffungskosten in Höhe von circa 50.000 Euro netto veranschlagt, während ab 2027 jährliche Lizenzgebühren von rund 42.000 Euro netto anfallen. Die Kosten werden im Rahmen der Haushaltsplanung durch das Amt für Organisationsentwicklung, IT und Digitalisierung sowie das Personalmanagement getragen.

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  Beratungsfolge

  • 08.12.2025 · Haupt-, Personal- und Finanzausschuss
  • 04.12.2025 · Ausschuss für Digitalisierung, Innovation und Verwaltungsmodernisierung
• 4.
  Verschiedenes