Ausstattung der Verwaltung mit einer elektronischen Wohngeldakte

Die Verwaltung der Stadt Hamm plant die Einführung einer elektronischen Wohngeldakte auf Basis des Dokumentenmanagementsystems SER DOXIS. Mit dieser Maßnahme soll die digitale Aktenführung im Amt für Soziales, Wohnen und Pflege umgesetzt werden. Das Projekt sieht vor, die Prozesse für postalisch und digital eingehende Dokumente sowie die Genehmigung von Entscheidungen durch digitale Workflows zu optimieren. Durch die Anbindung an das Fachverfahren CZ Wohngeld sollen neue Akten automatisiert angelegt und bestehende Akten stetig aktualisiert werden.

Die Entwicklung der elektronischen Wohngeldakte erfolgt durch die Firma citeq. Dabei wird eine gemeinsame Projektarbeit mit der Stadt Münster angestrebt, da beide Kommunen ähnliche Prozesse nutzen. Die Kosten für die Entwicklung belaufen sich laut Angebot auf einmalig 142.909 Euro. Für den Betrieb und die Wartung sowie die Pflege des Fachverfahrens entstehen monatliche Kosten in Höhe von 1.988 Euro beziehungsweise 100 Euro.

Zusätzlich ist die Digitalisierung des bestehenden Papierbestands vorgesehen. Für das Scannen von etwa 4.500 Papierakten mit rund 1,125 Millionen Blatt werden einmalige Kosten von circa 90.000 Euro veranschlagt. Die Archivierung der Altakten soll nach der Entwicklung der neuen elektronischen Akte erfolgen. Die Finanzierung der Maßnahmen ist durch die entsprechenden Haushaltsposten gesichert. Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt der Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation.