Einsatz der Software DocSetMinder für das IT-Notfallmanagement und Abweichung von den Regelbestimmungen der Ziffer 5.3 der Vergaberichtlinien der Stadt Hamm

Die Verwaltung der Stadt Hamm beabsichtigt die Einführung der Software DocSetMinder zur Unterstützung des IT-Notfallmanagements und der Informationssicherheit. Mit dem Einsatz der Software soll die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentationspflicht erfüllt und ein Managementsystem für Informationssicherheit (ISMS) aufgebaut werden. Die Software dient dazu, die IT-Landschaft abzubilden, den Schutzbedarf zu ermitteln und ein IT-Notfallmanagement zu entwickeln, das im Falle eines Infrastrukturausfalls klare Handlungsanweisungen und Kommunikationswege festlegt. Zudem soll durch Risikoanalysen die Identifikation und Minimierung von Schwachstellen ermöglicht werden.

Der Ausschuss für Personal und Verwaltungsmodernisierung soll die Abweichung von den Regelbestimmungen der Ziffer 5.3 der Vergaberichtlinien der Stadt Hamm beschließen, sofern eine positive Teststellung, eine gesicherte Finanzierung sowie die Empfehlung des Ausschusses für Digitalisierung und Innovation vorliegen. Ein Vergleich von 33 Softwarelösungen ergab, dass die Lösung DocSetMinder als einzige alle acht festgelegten Anforderungen, unter anderem die Unterstützung des BSI-IT-Grundschutzes und ein integriertes Risikomanagement, erfüllt.

Die Kosten für die Software belaufen sich im ersten Jahr auf 15.029,70 Euro inklusive Umsatzsteuer, während für die Folgejahre jährliche Aufwendungen von 11.578,70 Euro inklusive Umsatzsteuer veranschlagt sind. Die Software wird auf den Servern der Stadt Hamm gehostet. Das Rechnungsprüfungsamt hat keine Bedenken gegen das Verfahren angemeldet, und der Personalrat hat dem Einsatz zugestimmt.